回覧板の作成・閲覧・取り消し・完了

回覧板の作成・閲覧・取り消し・完了などが行えます。

回覧板を作成する
回覧板は、回覧板機能の各画面(未確認画面、確認済み画面、作成した回覧画面)から同じように作成できます。
ここでは、未確認画面から作成する方法を例に説明します。
1
未確認画面を表示し、「登録」ボタンをクリッ クします。
※ 未確認画面の表示方法→「未確認画面を表示する」
作成画面が表示されます。
2
必要事項を入力し、「回覧」ボタンをクリッ クします。
件名
回覧内容のタイトルを入力します。
本文
回覧する内容を入力します。
回覧期限
回覧する期限を入力・選択します。
添付ファイル
「ファイルを選択する」ボタンをクリックして添付するファイルを選択します。
ファイルの選択については、「ファイルの選択方法」をご覧ください。
回覧先
「回覧先を選択する」ボタンをクリックして回覧先のユーザーを選択します。
回覧先の選択については、「回覧先の選択方法」をご覧ください。
※ 入力制限について→「回覧板」
※ 管理者の設定によって、機能が制限される場合がありま す。詳しくは、「その他の利用制限」をご覧ください。
正常に作成されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
作成した回覧画面に回覧板が追加され、回覧先に送信 されます。
「確認依頼メールを受け取る」設定にし ている場合
・ 回覧先のユーザー
通知メール(確認依頼)が送られてきます。

※ 確認依頼メールを受け取る設定方法→「通知メールの設定を変更する」

4
さらに作成する場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
■ ファイルの選択方法
1
作成画面で「ファイルを選択する」ボタンを クリックします。
2
ファイル名を直接入力するか、「参照」ボタ ンをクリックして添付するファイルを選択 します。
※ 入力制限について→「回覧板」
「ファイル名」に、選択したファイル名が表示されま す。
3
さらに選択する場合は、2の手順を繰り返し ます。
4
添付するファイルをすべて選択し終わった ら、「戻る」ボタンをクリックします。
作成画面に戻ります。選択したファイル数が表示され ます。
■ 回覧先の選択方法
1
作成画面で「回覧先を選択する」ボタンをク リックします。
2
「ユーザー一覧」から回覧先のユーザーを選 択し、「追加」ボタンをクリックします。
全選択
表示されているユーザーをすべて選択します。
解除
選択をすべて解除します。
回覧完了メールを受け取る
回覧完了メールを受け取る場合、選択します。
ユーザーをグループで絞り込む
「ユーザー一覧」下のプルダウンメニューでグループ 名を選択すると、選択したグループに所属するユー ザーのみが表示されます。
プライベートグループの利用
利用者がプライベートグループを設定している場 合、「ユーザー一覧」下のプルダウンメニューにプラ イベートグループが表示されます。
回覧先として選択することの多いメンバーは、あら かじめプライベートグループとして設定しておくと 便利です。

※ プライベートグループの設定方法→「プライベートグループの設定」

3
回覧先の指定を取り消す場合は、「回覧先」 から削除するユーザーを選択し、「削除」ボ タンをクリックします。
全選択
表示されているユーザーをすべて選択します。
解除
選択をすべて解除します。
4
回覧先をすべて選択し終わったら、「戻る」 ボタンをクリックします。
作成画面に戻ります。選択した回覧先数が表示されま す。
作成した回覧画面を表示する
作成した回覧板を表示するための画面は、以下の方法で表示します。
1
未確認画面を表示し、「作成した回覧」をク リックします。
※ 未確認画面の表示方法→「未確認画面を表示する」
2
作成した回覧画面が表示されます。
一覧を並び替えるには
回覧番号順(降順)に表示された一覧を、他の表 示項目をクリックして並び替えることができま す。
件名
昇順に並び替えます。
回覧期限、
作成日時
降順に並び替えます。
進捗
進捗の種類(回覧中(数字で表示)、回覧済、取消、完了)の順に並び替えます。
もう一度クリックすると、逆順になります。
■ 回覧状況の表示について
作成した回覧画面の「進捗」には、回覧状況が次のように表示されます。
数字
回覧中です。回覧状況(「確認済みのユーザー数/回覧先に指定されたユーザー数」)が表示されています。
回覧済
回覧先全員が確認済みです。
完了
作成者が完了処理を行いました。
取消
作成者が取り消しました。
最初に表示される画面
作成した回覧画面に遷移すると、回覧状況が回覧中、 および回覧済みの回覧板のみが表示されます。
プルダウンメニューで回覧板の回覧状況を選択する と、表示される回覧板の範囲を変更できます。
・ 回覧中 回覧中、および回覧済みの回覧板を表示
・ 完了  完了、および取消の回覧板を表示
・ すべて すべての回覧板を表示
作成した回覧板を閲覧する
作成した回覧板の内容を閲覧できます。
1
作成した回覧画面を表示し、閲覧する件名を クリックします。
※ 作成した回覧画面の表示方法→「作成した回覧画面を表示 する」
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
回覧の参照画面が表示されます。
2
「戻る」ボタンをクリックします。
作成した回覧画面が表示されます。
※ 添付ファイルの閲覧方法→「添付ファイルを閲覧する」
サービスから削除された確認者の表示
未確認の場合、次のように確認状況が「済」に自動 更新されます。コメントには、自動更新の記録が表 示されます。
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さらに閲覧する場合は、1〜2の手順を繰り 返します。
回覧中の回覧板を取り消す
回覧状況が「回覧中」の回覧板は、その回覧を取り消すことができます。
1
作成した回覧画面を表示し、取り消す回覧板 の件名をクリックします。
※ 作成した回覧画面の表示方法→「作成した回覧画面を表示 する」
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
回覧の参照画面が表示されます。
2
「取消」ボタンをクリックします。
確認画面が表示されます。
3
取り消してよければ「OK」ボタンをクリッ クします。
作成した回覧画面が表示されます。
「確認依頼メールを受け取る」設定にし ている場合
・ 回覧先のユーザー
通知メール(取消)が送られてきます。

※ 確認依頼メールを受け取る設定方法→「通知メールの設定を変更する」

4
さらに取り消す場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
作成した回覧板を利用して回覧板を作成する
自分の作成した回覧板を利用して、新たに回覧板を作成することができます。
1
作成した回覧画面を表示し、利用する件名を クリックします。
※ 作成した回覧画面の表示方法→「作成した回覧画面を表示 する」
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
回覧の参照画面が表示されます。
2
「再利用して回覧する」ボタンをクリックし ます。
作成画面が表示されます。
3
「回覧板の作成」の手順を参照して、回覧板 を作成します。
※ 回覧板の作成→「回覧板を作成する」
※ 入力制限について→「回覧板」
※ 再利用の際、回覧期限と添付ファイルの指定は解除されま す。必要に応じて、再度、選択してください。
前回、回覧先に設定していたユーザーが、管理者に よって回覧先に指定できない設定となっていた場 合、エラー画面が表示されます。
回覧板の完了処理を行う
回覧状況が「回覧済」となった回覧板の完了処理を行います。
完了処理は、画面の回覧状況を「回覧中」または「すべて」にした状態で行ってください。
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作成した回覧画面を表示し、完了する回覧板 の件名をクリックします。
※ 作成した回覧画面の表示方法→「作成した回覧画面を表示 する」
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
回覧の参照画面が表示されます。
2
「完了」ボタンをクリックします。
確認画面が表示されます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
作成した回覧画面が表示されます。
4
さらに完了する場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
不要な回覧板を削除する
回覧状況が「取消」「完了」の回覧板は、作成した回覧一覧から削除できます。
削除は、画面の回覧状況を「完了」または「すべて」にした状態で行ってください。
自動削除される回覧版
管理者が期限切れ回覧の削除を許可している場合、次の条件すべてに該当する回覧版が自動的に削除されます。

・ 期限が切れた回覧版

・ 進捗が「完了」または「取消」の回覧版

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作成した回覧画面を表示し、削除する回覧板 を選択して「削除」ボタンをクリックします。
※ 作成した回覧画面の表示方法→「作成した回覧画面を表示 する」
全選択
表示されている回覧板をすべて選択します。
解除
選択をすべて解除します。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
※ 回覧板は、複数選択できます。
確認画面が表示されます。
2
削除してよければ「OK」ボタンをクリック します。
作成した回覧画面が表示されます。
3
さらに削除する場合は、1〜2の手順を繰り 返します。